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Il caso della conservazione dell’atto notarile informatico

A cura del Consiglio Nazionale del Notariato –

Tra le pubbliche amministrazioni il Consiglio Nazionale del Notariato, l’ente che rappresenta a livello nazionale l’ordine professionale dei notai, si è dotato di un sistema di conservazione dei documenti digitali che è operativo per accogliere gli atti notarili e i relativi allegati, originariamente formati su supporto informatico o derivanti dalla conservazione di documenti analogici, nei formati abitualmente utilizzati dalla Pubblica Amministrazione (PDF-A) e firmati digitalmente.

La conservazione dell’atto notarile informatico è stata disciplinata nel nostro ordinamento dall’art. 6 del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, conv. in legge 17 dicembre 2012, n. 221 recante “Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese”. Il decreto ha previsto l’immediata applicabilità della normativa  senza attendere i decreti attuativi previsti dall’articolo 68-bis della legge notarile.

I provvedimenti di attuazione restano, invece, necessari per quanto riguarda le regole che devono dare esecuzione alle ispezioni e al trasferimento agli archivi notarili degli atti, dei registri e dei repertori informatici.

L’art. 6, comma 3 del medesimo decreto prevede inoltre – dal 1° gennaio 2013 – la forma dell’atto pubblico notarile informatico anche in materia di appalti pubblici.

Rientrano tra i documenti digitali che possono essere conservati a norma anche i “contratti di rete”; cioè quei contratti con i quali più imprese si aggregano al fine di instaurare una reciproca collaborazione per accrescere, individualmente e collettivamente, la propria capacità innovativa e competitiva sul mercato.

Questi contratti, infatti, possono essere conclusi sia su supporto cartaceo per atto pubblico e scrittura privata autenticata, sia su supporto informatico con firma digitale (e non altro tipo di firma elettronica avanzata) autenticata dal notaio (art.45 d.l. 22 giugno 2012 n. 83, recante “Misure urgenti per la crescita del Paese”).

Ogni notaio ha a disposizione una piattaforma tecnologica dove memorizzare i propri originali. Il notaio invia al sistema di conservazione un insieme di documenti (“plico”) costituenti un originale notarile informatico, che potrà in qualunque momento essere visualizzato dal notaio stesso, il quale ne potrà estrarre copia. Il sistema verifica che i documenti presenti nel plico siano conformi ai formati previsti ed appone ai file le evidenze informatiche secondo quanto disposto dalla normativa vigente in materia di conservazione di documenti digitali.

In questo modo il Notariato mette in pratica, per quanto di sua competenza, l’agenda digitale voluta dal Governo.