Oggi, nell’era dello sviluppo digitale, è sempre più pressante, soprattutto in materia di circolazione dei documenti, l’esigenza di disporre di soluzioni che puntano alla circolazione delle “informazioni” piuttosto che alla circolazione delle “cose”.

A livello organizzativo, la dematerializzazione comprende due distinte azioni:

• la digitalizzazione dei processi nella gestione delle informazioni e dei documenti (processi paperless);
• l’archiviazione e la conservazione dei documenti in formato digitale, soprattutto se questi hanno rilevanza per le organizzazioni pubbliche o valore legale, e quindi devono essere conservati per un certo numero di anni, come prescritto dalle vigenti normative.

Volendo descrivere questo procedimento in termini prettamente filosofici, si potrebbe affermare che una tale rivoluzione ci fa passare, per quanto riguarda i documenti, dal mondo degli atomi, popolato di documenti stampati su carta mediante l’uso di inchiostro, un liquido delebile nel tempo, al mondo dei bit in cui ogni documento altro non è che una sequenza ordinata di bit appunto che rimangono inalterati nel tempo e che, nel tempo, sono in grado di affermare la loro validità e autenticità.

Il ciclo di vita di un documento, in genere, si compone principalmente di quattro fasi ben definite che vanno dalla sua creazione alla sua conservazione:

• la creazione comprende la generazione del documento, a partire da una esigenza specifica, e la sua validazione, con lo scopo di attribuirgli valore;
• l’uso è il momento in cui il documento produce gli effetti per i quali è stato creato. In questa fase si colloca anche lo scambio delle informazioni in esso contenute, cioè il suo invio;
• l’archiviazione è la catalogazione del documento secondo criteri ben precisi (la c.d. cartellinatura) e a relativa indicizzazione; questa fase comprende anche la verifica di congruità degli archivi;
• la conservazione comprende tutte le operazioni di preparazione del documento per la sua conservazione nel tempo, compresa la sua conservazione materiale.

La realizzazione delle varie fasi è garantita dalle seguenti attività:

• la stampa e la firma autografa;
• l’invio mediante gli abituali canali di trasferimento e comunicazione (quali ad es. la posta tradizionale);
• la protocollazione;
• l’archiviazione.

Ognuna di queste fasi comporta specifici costi quali l’acquisto della carta, la stampa, la spedizione, lo spazio di archiviazione, la fruibilità delle informazioni ed altri che incidono significativamente, in modo diretto o indiretto, sul bilancio delle aziende.

Assocertificatori promuove  processi di gestione dei documenti che soddisfano i requisiti di sicurezza necessari per la gestione digitale di tutto il ciclo di vita di un documento, infatti:

• le informazioni spesso nascono già in formato digitale, in quanto prodotte da strumenti informatici, e sono sempre e comunque riconducibili a tale formato; inoltre le attuali tecniche di firma elettronica, consentono di sottoscrivere i documenti elettronici conferendo loro pieno valore ai fini giuridici e fiscali;
• i sistemi di Posta Elettronica Certificata (PEC), riconosciuti e certificati a livello normativo, consentono la trasmissione dei documenti elettronici attestandone con certezza inconfutabile: data e ora di invio, buon fine o meno dell’invio, data e ora di recapito nella cassetta postale del destinatario;
• l’archiviazione elettronica, come quella cartacea, consente lo smistamento ordinato e sistematico dei documenti secondo determinati criteri e procedure;
• la conservazione sostitutiva consente di conservare documenti in formato elettronico, dotati di firma digitale e marcatura temporale, senza l’obbligo della stampa cartacea.

Tali strumenti sono pienamente riconosciuti dalla legge e totalmente equivalenti a quelli con cui tradizionalmente vengono gestiti i documenti cartacei:

• la firma digitale ha la stessa valenza di una firma autografa;
• la posta elettronica certificata dà valore giuridico all’invio e alla consegna del documento;
• i sistemi di gestione documentale sono in grado di gestire in modo razionale e veloce notevoli quantità di documenti elettronici;
• la conservazione sostitutiva di un documento consente di eliminarne le copie cartacee.

Questo significa che un documento “smaterializzato”, sottoscritto con firma digitale o firma elettronica avanzata e conservato digitalmente è ESATTAMENTE IDENTICO, per efficacia, valore legale e tributario, all’omologo cartaceo.