La normativa di riferimento

La Conservazione a norma è regolata da un insieme di norme che ne definiscono il valore giuridico e le modalità operative, e stabiliscono gli obblighi per Conservatori, fornitori di servizi, Pubbliche Amministrazioni, imprese, professionisti e altri soggetti che gestiscono documenti informatici.

In questa pagina sono raccolti i principali provvedimenti normativi che hanno costruito nel tempo il quadro giuridico della conservazione digitale, dalle direttive ai decreti, dalle circolari alle regole tecniche.

La consultazione di queste fonti aiuta a orientarsi tra responsabilità e requisiti da rispettare per progettare, erogare e usare correttamente i servizi di conservazione.

Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001

Che modifica la direttiva 77/388/CEE al fine di semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto (Gazzetta Ufficiale delle Comunità europee L 15 del 17 gennaio 2002)

Destinatari: Stati membri dell’Unione Europea, soggetti passivi IVA (imprese, professionisti, operatori economici)

Modifica la direttiva 77/388/CEE per semplificare, armonizzare e modernizzare le regole in materia di fatturazione IVA nell’Unione europea. Ha introdotto l’obbligo di fattura per determinate operazioni e l’uso della fattura elettronica (con consenso del destinatario); ha stabilito i requisiti minimi di contenuto dei documenti.

DLgs 30 giugno 2003, n. 196

Codice in materia di protezione dei dati personali (Gazzetta Ufficiale del 29 luglio 2003, n. 174)

Destinatari: Titolari, responsabili e incaricati del trattamento dei dati personali, soggetti pubblici e privati, persone fisiche

Definisce il quadro normativo per la protezione dei dati personali in Italia e stabilisce principi, diritti e obblighi su raccolta, conservazione, trattamento e comunicazione dei dati. È stato aggiornato nel tempo per armonizzarlo con il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). 

Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto (Gazzetta Ufficialedel 3 febbraio 2004, n. 27)

Destinatari: imprese, liberi professionisti, enti (come associazioni, fondazioni, ecc. anche senza scopo di lucro)

Stabilisce le regole sul valore fiscale dei documenti informatici e delle loro copie, e indica come conservarli in digitale e riprodurli su supporti diversi da quello originario.

DLgs 20 febbraio 2004, n. 52 

Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA (Gazzetta Ufficiale 28 febbraio 2004, n. 49)

Destinatari: Pubbliche Amministrazioni, soggetti passivi IVA, cessionari o committenti

Semplifica e armonizza la fatturazione IVA attraverso l’uso della fattura elettronica o cartacea e definisce le modalità per l’emissione, la conservazione e l’ispezione delle fatture, specialmente nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni. 

DPR 11 febbraio 2005, n. 68

Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 (Gazzetta Ufficiale del 28 aprile 2005, n. 97).

Destinatari: Gestori PEC, Pubbliche Amministrazioni, cittadini, imprese

Stabilisce le caratteristiche e le modalità per erogare e usare i servizi di trasmissione di documenti informatici tramite Posta Elettronica Certificata (PEC).

DLgs 7 marzo 2005, n. 82 

Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD (Gazzetta Ufficiale del 16 maggio 2005, n. 112)
Destinatari: Pubbliche Amministrazioni, cittadini, imprese

Regola l’uso delle tecnologie digitali nella Pubblica Amministrazione e nelle società pubbliche. Include anche regole sull’uso della Conservazione a norma. 

DLgs 4 aprile 2006, n. 159 

Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante codice dell’amministrazione digitale (Gazzetta Ufficiale del 29 aprile 2006, n. 99)

Destinatari: Pubbliche Amministrazioni, cittadini, imprese

Modifica e integra il CAD, chiarendo concetti come: identificazione dell’utente, formazione e validità dei documenti informatici, firme digitali e fascicolo informatico. Rafforza i principi di integrità, interoperabilità e certezza giuridica nel rapporto tra Pubbliche Amministrazioni, cittadini e imprese.

DM 2 novembre 2005

Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata (Gazzetta Ufficiale del 15 novembre 2005, n. 266)

Destinatari: Gestori PEC

Definisce gli aspetti tecnici del servizio PEC: come deve essere costruito, come devono funzionare i messaggi e le ricevute, e quali standard devono rispettare i gestori del servizio.

Circolare dell’Agenzia delle Entrate 6 dicembre 2006, n. 36

Oggetto: Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto (Agenzia delle Entrate 6 dicembre 2006)

Destinatari: imprese, professionisti

Descrive come adempiere agli obblighi fiscali sulla conservazione digitale dei documenti, specificando i tempi e le tecniche da usare. 

Legge 28 gennaio 2009, n. 2 

Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale (Gazzetta Ufficiale del 28 gennaio 2009, n. 22)

Destinatari: Pubbliche Amministrazioni, imprese, professionisti

Rende obbligatorio per professionisti e aziende avere una casella PEC (o un sistema equivalente). Le comunicazioni ufficiali tra loro e con la Pubblica Amministrazione devono avvenire tramite questi sistemi.

Legge 18 giugno 2009, n. 69 

Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile (Gazzetta Ufficiale del 19 giugno 2009, n. 140)

Destinatari: Pubbliche Amministrazioni, imprese, professionisti, cittadini

Semplifica i processi amministrativi e di fatturazione attraverso il digitale, con particolare attenzione all’informatizzazione dei procedimenti e alla pubblicazione automatica di atti e provvedimenti. 

DL 22 giugno 2012, n. 83 (convertito con modificazioni dalla legge 7 agosto 2012, n. 134)

Misure urgenti per la crescita del Paese (Gazzetta Ufficiale del 26 giugno 2012, n. 147)

Destinatari: Pubbliche Amministrazioni

Promuove e sostiene la digitalizzazione dei documenti amministrativi, compresa la Conservazione a norma, eliminando ostacoli tecnici e organizzativi. Introduce meccanismi di vigilanza sulla qualità dei servizi ICT delle PA, in collaborazione con Consip e Sogei. 

DL 18 ottobre 2012, n. 179 (convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221)

Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese (Gazzetta Ufficiale del 19 ottobre 2012, n. 245)

Destinatari: Pubbliche Amministrazioni 

Stabilisce le misure per accelerare la digitalizzazione della PA e modifica il Codice dell’Amministrazione Digitale (art. 62) per rafforzare la conservazione digitale dei documenti istituzionali secondo le disposizioni di “Conservazione a norma”.

DL 16 luglio 2020, n. 76 “Decreto Semplificazione” (convertito con modificazioni dalla legge 11 settembre 2020, n. 120)

Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale (Gazzetta Ufficiale del 16 luglio 2020, n. 178)

Destinatari: Pubbliche Amministrazioni, soggetti pubblici e privati che forniscono servizi di conservazione

Modifica il CAD semplificando le regole sulla conservazione digitale: elimina il termine “accreditamento”, ridefinisce i riferimenti ai “Conservatori accreditati” e chiarisce i requisiti per i soggetti che svolgono attività di conservazione, in coerenza con le Linee guida AgID.