La Conservazione a norma è il processo che comprende le attività per archiviare, proteggere e gestire precise tipologie di documenti e dati digitali, garantendo il loro valore legale nel tempo.
È diversa dalla semplice archiviazione elettronica perché è regolata da specifiche norme, – definite per esempio dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), dalle Linee guida AgID e da altre disposizioni – che garantiscono autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
È conosciuta anche come conservazione digitale o conservazione dei documenti informatici.
Caratteristiche e vantaggi della Conservazione a norma
Con la Conservazione a norma, documenti come libri bollati, registri IVA, schede contabili, fatture attive e passive possono essere gestite in formato elettronico conservando certe caratteristiche:
- integrità: sistemi crittografici proteggono i documenti da accessi non autorizzati, manipolazioni e alterazioni;
- autenticità:chi produce il documento può essere sempre identificato;
- leggibilità e reperibilità nel tempo: strumenti di tracciabilità e formati standard permettono sempre di recuperare e accedere al documento, anche quando cambiano i sistemi tecnologici.
I documenti informatici conservati a norma di legge offrono diversi vantaggi:
- sono verificabili e facili da consultare, grazie alla possibilità di condividerli da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento;
- vengono gestiti in modo più veloce ed efficiente, attraverso la categorizzazione e l’archiviazione automatizzate;
- permettono di ridurre gli spazi di archiviazione fisica.
A chi serve la Conservazione a norma e perché
La Conservazione a norma risponde a obblighi giuridici e a esigenze pratiche a seconda del soggetto:
- Pubbliche Amministrazioni: devono gestire grandi volumi documentali, assicurare accessibilità, trasparenza e sicurezza in linea con il CAD e altre disposizioni normative.
- Imprese e professionisti: hanno l’obbligo di conservare alcune tipologie di documenti e devono garantire la tracciabilità e la protezione dei dati.
- Altri soggetti (come artisti, professionisti del settore educativo e della ricerca, ecc.): possono proteggere l’autenticità del loro lavoro, organizzare e condividere facilmente certificazioni e materiali con dati sensibili.
La Conservazione a norma risponde anche agli obblighi introdotti dal Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI). Il sistema ha innovato la gestione dei rifiuti perché ha digitalizzato i precedenti formulari e registri, garantendo la tracciabilità.
In questo scenario, l’AgID svolge un ruolo regolatorio nel sistema della gestione documentale e della conservazione. Secondo le norme in vigore:
- definisce le regole tecniche ed emana le linee guida sulla formazione, sulla gestione e sulla conservazione dei documenti informatici;
- gestisce le iscrizioni al Marketplace dei servizi di conservazione e definisce le regole operative e i criteri di qualità, organizzazione e sicurezza per i Conservatori qualificati, cioè i fornitori di servizi di Conservazione a norma;
- coordina l’attuazione del CAD in coerenza con il Regolamento eIDAS e le norme ISO/IEC;
- collabora alla definizione di formati interoperabili, metadati e modelli informativi comuni, affinché i documenti digitali possano essere letti e conservati nel tempo, anche passando tra diversi sistemi o enti.
