Soluzioni e requisiti dei Conservatori

La Conservazione a norma mantiene il valore legale dei documenti nel tempo quando rispetta le linee guida sia per i processi attuati, sia per le caratteristiche delle infrastrutture tecnologiche alla base del sistema di conservazione.

Chi ha bisogno di un servizio di Conservazione a norma, può procedere in due modi:

• acquistare da un fornitore una soluzione da gestire in autonomia su piattaforme proprietarie;
• accedere a una soluzione installata presso un fornitore esterno qualificato (Conservatore), secondo la modalità Application Service Providing (ASP). 

La Conservazione a norma su piattaforme proprietarie

Se l’utente decide di gestire la soluzione in autonomia, installa e configura il servizio sui propri server. 

In questo caso, deve seguire scrupolosamente le procedure indicate dalle regole in vigore e adeguare di volta in volta il sistema alle evoluzioni sia tecniche sia normative. È proprio la normativa, infatti, che ha introdotto la figura del Responsabile della Conservazione.

Per la Pubblica Amministrazione, il Responsabile deve essere un soggetto interno all’organizzazione con competenze tecniche e giuridiche specifiche.

Per i privati, il Responsabile della Conservazione può essere un soggetto esterno con le necessarie competenze tecniche e giuridiche, e deve essere sempre diverso dal Conservatore. 

La Conservazione a norma in modalità ASP

Se l’utente decide di accedere a una soluzione esterna in modalità Application Service Providing (ASP), sceglie di conservare i documenti nel data center del fornitore.

Il fornitore acquisisce i documenti tramite i pacchetti di versamento, l’insieme dei dati e delle informazioni da trasferire al sistema di conservazione per iniziare il processo. A quel punto il fornitore verifica i documenti, inserisce la firma digitale e la marca temporale, e produce un rapporto di versamento.

Il rapporto di versamento viene restituito all’utente con un identificativo univoco, la data di ricezione e l’esito del controllo.

L’utente può consultare i documenti in conservazione in due modi:

• sui sistemi del fornitore, accessibili da piattaforme e pannelli di gestione;
• su supporti di consultazione – hard disk, DVD, chiavette USB, ecc. – in cui vengono caricate copie di consultazione fruibili dall’utente, prodotte a intervalli regolari.  

In questo caso, la responsabilità del servizio di conservazione è del fornitore esterno. Si tratta di una vera e propria delega, in cui il fornitore mette a disposizione del soggetto o dell’organizzazione cliente sia le competenze tecniche e giuridiche, sia la responsabilità delle attività e dei processi di conservazione. 

Se le Pubbliche Amministrazioni decidono di affidare il servizio di conservazione a Conservatori esterni, devono scegliere un Conservatore qualificato e iscritto nell’elenco del Marketplace AgID. Se scelgono di affidarsi a un Conservatore non iscritto, sono obbligate a inviare ad AgID i contratti di fornitura entro trenta giorni dalla stipula, in modo che l’Agenzia possa verificare requisiti e condizioni. 

Ricordiamo che, per i privati, il Responsabile della Conservazione deve essere un soggetto diverso dal Conservatore.

Requisiti dei Conservatori 

I soggetti pubblici e privati che forniscono servizi di Conservazione a norma per le Pubbliche Amministrazioni devono avere dei requisiti generali e dei requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione, in linea con le norme italiane ed europee. 

Questi requisiti, insieme ai criteri per fornire il servizio, in Italia sono definiti:

• dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, formulate da AgID in base all’art. 71 del CAD; 
• dal Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, che istituisce il Marketplace AgID;
• dall’Allegato A al Regolamento “Requisiti per l’erogazione del servizio di conservazione per conto delle pubbliche amministrazioni”;
• dall’Allegato B al Regolamento “Piano di cessazione del servizio di conservazione dei documenti digitali”. 

Quando i soggetti fornitori dimostrano di avere tutti i requisiti richiesti, vengono considerati Conservatori qualificati e possono iscriversi al Marketplace AgID, entrando nell’Elenco dei conservatori iscritti. Con il Decreto Semplificazione (DL 76/2020), il termine “accreditato” e il concetto di accreditamento per la conservazione sono stati eliminati. 

L’iscrizione non è obbligatoria ma, dal 1 gennaio 2022, quando è entrato in vigore il Regolamento, se un Conservatore vuole partecipare alle procedure per fornire servizi alle PA, deve dimostrare di avere i requisiti richiesti dalla normativa e sottoporsi alla vigilanza AgID.