La Posta Elettronica Certificata (PEC) dà valore legale ai messaggi perché si basa su protocolli di validazione e certificazione.
Il servizio garantisce:
- contenuti protetti e inalterabili: una volta inviati, il messaggio e gli allegati non possono essere modificati;
- operazioni tracciate: le notifiche confermano se il messaggio è stato inviato e ricevuto in modo corretto o se ci sono stati errori e anomalie. Ogni notifica ha dei riferimenti certificati.
Contenuti integri e autentici
Con la PEC il messaggio originale non può essere alterato perché è protetto come se fosse chiuso in una busta, una sorta di contenitore digitale sigillato.
Al momento dell’invio, il Gestore autorizza il mittente dopo averlo riconosciuto tramite l’autenticazione, e avvia i controlli formali (per esempio, verifica se tutti gli indirizzi dei destinatari sono validi e se rispettano il numero massimo consentito).
In base all’esito dei controlli, il Gestore PEC può inserire il messaggio in due tipi di contenitori:
- busta di trasporto: quando il messaggio arriva da una casella PEC e supera tutti i controlli;
- busta di anomalia: quando il messaggio arriva da una casella PEC e i controlli rilevano un errore nel messaggio; oppure quando il messaggio arriva da una casella email ordinaria (non certificata).
Notifiche con valore legale
Le notifiche sono l’elemento distintivo della PEC. I dati di certificazione contenuti nelle notifiche sono ciò che conferisce valore legale al servizio.
Le notifiche si distinguono in due categorie:
- le ricevute: indicano l’esito positivo di una fase;
- gli avvisi: indicano l’esito negativo di una fase.
Le ricevute tracciano le fasi del processo di trasmissione.
- Ricevuta di accettazione.
Il Gestore PEC del mittente trasmette questa ricevuta al mittente quando il messaggio è stato preso in carico correttamente e può essere inviato.
- Ricevuta di avvenuta consegna.
Il Gestore PEC del destinatario trasmette questa ricevuta al mittente quando il messaggio viene consegnato nella casella PEC indicata. La ricevuta di avvenuta consegna corrisponde alla ricevuta di ritorno della raccomandata.
- Ricevuta di presa in carico.
Il Gestore PEC del destinatario trasmette questa ricevuta al Gestore PEC del mittente quando prende in carico il messaggio. La ricevuta di presa in carico non arriva al mittente o al destinatario. Viene generata negli scambi di PEC tra due soggetti con Gestori diversi ed è una comunicazione che avviene solo tra server.
Gli avvisi, invece, segnalano errori o problemi che bloccano il processo.
- Mancata accettazione.
Il Gestore PEC del mittente trasmette questo avviso al mittente quando non può accettare il messaggio per l’invio perché contiene un errore formale. Il testo dell’avviso specifica il motivo, per esempio: segnala se ci sono destinatari in CCn o allegati non conformi.
- Mancata accettazione per virus.
Il Gestore PEC del mittente trasmette questo avviso al mittente quando non può accettare il messaggio per l’invio perché contiene virus o malware.
- Mancata consegna.
Il Gestore PEC del mittente trasmette questo avviso al mittente quando non può consegnare il messaggio al destinatario perché contiene un errore. Il testo dell’avviso specifica il motivo, per esempio: l’indirizzo del destinatario è sbagliato o non valido, la casella del destinatario non è abilitata alla ricezione di PEC o ha esaurito lo spazio disponibile.
- Mancata consegna per virus.
Il Gestore PEC del destinatario trasmette questo avviso quando non può consegnare il messaggio, perché contiene virus o malware non rilevati dai controlli del Gestore del mittente.
- Mancata consegna per superati limiti di tempo.
Il Gestore PEC del mittente trasmette questo avviso al mittente quando il Gestore del destinatario ha accettato il messaggio ma, dopo 12 ore, non ha inviato la ricevuta di presa in carico. Questo caso si verifica negli scambi di PEC tra due soggetti con Gestori diversi.
Tracciabilità e riferimenti temporali
Su ciascun evento della trasmissione tramite PEC, viene sempre inserito un riferimento temporale (data e ora) e una firma elettronica, per certificare che il messaggio è autentico e integro e proviene da una casella verificata.
Oltre al riferimento temporale sul singolo evento, il Gestore inserisce ogni giorno anche una marca temporale sul registro informatico (log dei messaggi) che traccia tutte le operazioni.
Se il mittente perde l’accesso alle notifiche, può richiedere i log al Gestore del servizio. I log hanno lo stesso valore legale delle notifiche e il Gestore ha l’obbligo di conservarli per 30 mesi.
Scambi tra PEC ed email ordinarie
Inviare e ricevere messaggi tra casella PEC e casella email ordinaria è possibile, ma a certe condizioni e con dei limiti:
- chi invia un messaggio da una casella PEC a una email ordinaria non riceve la notifica di avvenuta consegna;
- chi invia un messaggio da una email ordinaria a una PEC può completare l’invio solo se la PEC del destinatario è abilitata a ricevere messaggi non certificati. Non tutte le caselle certificate includono questa funzione tra le impostazioni predefinite. Se la funzione non è attiva, il messaggio non viene consegnato e chi lo ha inviato riceve una notifica di errore.
In ogni caso, ricordiamo che il sistema di Posta Elettronica Certificata garantisce il valore legale solo se la trasmissione dei messaggi avviene tra due caselle PEC, perché include la ricevuta di consegna.
