Che cosa è importante sapere?

 

Solo con la conservazione sostitutiva si può eliminare il cartaceo.
L’eliminazione del cartaceo è possibile solo con la conservazione sostitutiva realizzata nel rispetto della normativa vigente. Le soluzioni di conservazione sostitutiva gestite internamente devono seguire le procedure indicate dalle leggi in vigore e adeguare il sistema a fronte di evoluzioni successive sia tecniche sia normative.

Con le soluzioni in modalità asp, invece, questi oneri possono essere affidati in tutto oppure in parte al fornitore.

La normativa di riferimento prevede espressamente l’individuazione di un “Responsabile della Conservazione”, figura che all’interno dell’organizzazione assume la responsabilità dell’intero processo di conservazione sostitutiva avendo tutte le necessarie competenze tecniche e giuridiche.

La normativa prevede altresì la possibilità di affidare questa responsabilità per lo svolgimento delle attività di conservazione – oppure parte di esse – a soggetti terzi che forniscano adeguate garanzie di professionalità e affidabilità. La delega allo svolgimento di queste attività costituisce perciò un’opportunità fondamentale, perché permette di esternalizzare un processo che richiede competenze specifiche, tecniche e giuridiche, senza rinunciare ai risparmi connessi alla conservazione sostitutiva dei documenti.

È questo uno dei motivi principali per cui oggi molte organizzazioni che si sono munite di un sistema di conservazione sostitutiva hanno optato per un servizio in modalità asp.

Come avviene la conservazione sostitutiva?
In sintesi ecco le principali fasi da seguire nell’adozione di un sistema di conservazione sostitutiva a norma in modalità asp:

  • il committente sulla base di un contratto decide di conservare i suoi documenti sugli Internet Data Center del fornitore scelto;
  • il fornitore, in virtù del contratto sottoscritto con il committente , viene investito di una delega allo svolgimento delle attività di Responsabile della Conservazione. In funzione di tale ruolo, ha l’obbligo di garantire gli standard di sicurezza, l’adeguamento delle risorse tecnologiche, il costante allineamento del sistema alle evoluzioni della normativa;
  • il fornitore, attraverso un collegamento telematico, acquisisce i documenti e appone la marca temporale e la firma digitale sui singoli documenti o su interi lotti inseriti in conservazione;
  • il fornitore restituisce al sistema gestionale del cliente un identificativo del documento.
  • La ricerca dei documenti inviati in conservazione – utilizzata anche nel caso di controlli da parte di terzi (come ad esempio la Guardia di Finanza o gli Archivi notarili) – può avvenire in due modi:
  • direttamente sui sistemi che risiedono presso il data center del fornitore;
  • su eventuali supporti di consultazione prodotti periodicamente dal fornitore.